Numery identyfikacyjne
Podstawowa zasada prawna regulujaca system opodatkowania w Stanach Zjednoczonych sa numery identyfikacyjne. Sa one przyznane kazdej osobie jako jej numer podatkowy, ktory umozliwia prawidlowe procesowanie rozliczenia przez urzad IRS (Internal Revenue Service). Sa dwa rodzaje numerow identyfikacyjnych: Social Security Number (SSN) wydawany przez Social Security Administration o formacie 000-00-0000 osobom indywidualnym oraz Employer Identification Number (EIN) - czyli potocznie mowiac biznesowy numer federalny o formacie 00-0000000 wydawany przez urzad podatkowy IRS biznesom.
Numer identyfikacyjny SSN lub EIN musi byc uwzgledniony na kazdej korespondencji wysylanej do urzedu podatkowego; musi on byc rowniez podany innym osobom, ktore beda uzywaly tego numeru na jakiejkolwiek korespondencji wysylanej do IRS.
Dotyczy to nastepujacych dokumentow:
1. Odsetki bankowe, dywidendy korporacyjne, itp. wyplacone podatnikowi
2. Kwoty wyplacone podatnikowi w ramach wynagrodzenia za wykonywana prace (umowa zlecenie, subkontraktorstwo, komisowe, samozatrudnienie) o wartosci $600 lub wiecej w roku podatkowym
3. Jakakolwiek kwota wyplacona podatnikowi za usluge opieki nad osobami bedacymi na utrzymaniu placodawcy.
4. Alimenty wyplacone ex-wspolmalzonkowi (nie mylic z pieniedzmi placonymi a konto utrzymania dzieci, tutaj "c hild support").
Swiadome nieudostepnienie numeru indentyfikacyjnego jest karalne.
Numer EIN - Employer Identification Number:
Numery podatkowe tego typu uzywane sa przez urzad podatkowy aby poprawnie zidentyfikowac konta podatkowe pracodawcow, osob indywidualnych prowadzacych biznes jako "soleproprietorships", korporacje, spolki, fundusz powierniczy itp.
Tylko jeden numer podatkowy wydawany jest osobie indywidualnej ( sole proprietor) niezaleznie od tego ile dzialalnosci biznesowych prowadzi i pod jakimi nazwami.
Numer podatkowy EIN potrzebny jest jezeli:
1. Ma sie pracownikow, ktorym sie potraca podatki od poborow
2. Chce sie zalozyc plan emerytalny - KEOGH w prowadzonym biznesie
3. Prowadzi sie wlasnosc biznesowa w formie korporacji lub spolki
4. Wypelnia sie nastepujace formy podatkowe:
- od zatrudnienia (941, 940, 942, UC-1, W-2"s, W-3"s, oraz stanowe)
- excise (jezeli prowadzi sie produkcje lub sprzedaz niektorych produktow, prowadzi niektore typy biznesu lub uzywa pewnego rodzaju maszyn, miejsc biznesowych lub produktow do prowadzenia biznesu czyli: podatki srodowiskowe, od miejsc i uslug, od paliwa, przy pierwszej sprzedazy samochodow ciezarowych i przyczep oraz podatek od luksusu przy osobowych samochodach)
- od produkcji, sprzedazy oraz importu broni, tytoniu, alkoholu lub jezeli sie produkuje sprzet do produkcji wspomnianych artykulow.
Do 31-go grudnia 1993, urzad podatkowy IRS bez problemu wydawal numery identyfikacyjne praktycznie kazdej osobie indywidualnej, ktora sie o niego ubiegala i chciala prowadzic biznes jako "soleproprietorship" (wlasnosc indywidualna). Generalnie powodem ubiegania sie o numer podatkowy bylo: rozpoczecie dzialalnosci biznesowej, otwarcie biznesowego konta w banku, zatrudnienie pracownikow, itp. W chwili obecnej numery wydawane sa tylko z powodu wyzej wymienionych czterech punktow, a najczesciej spotykanym powodem jest zatrudnienie pracownikow ktorym beda potracane podatki od poborow. Banki zobowiazane sa otworzyc konto biznesowe na podstawie numeru Social Security; nie jest do tego wcale potrzebny podatkowy numer federalny EIN, za wyjatkiem wlasnosci biznesowych takich jak spolki lub korporacje. Dotyczy to kont typu DBA (Doing Business As), czyli gdy firma ABC prowadzi dzialalnosc biznesowa pod nazwa XYZ. Usilne ubieganie sie o numer podatkowy EIN i wpisywanie na aplikacji ze planuje sie zatrudnic pracownikow powoduje, ze urzad podatkowy wyda numer biznesowy. Jezeli zamiast etatowych pracownikow zatrudniac bedziemy subkontraktorow, spowoduje to lawine korespondencji od urzedu podatkowego, celem wyjasnienia kwartalnych sprawozdan od poborow. Zignorowanie tego typu korespondencji moze spowodowac wizyte urzednika podatkowego w celu wyjasnienia sposobu prowadzenia ksiag.
Innym powodem dla ktorego potrzebny jest numer EIN, jest wykupienie ubezpieczenia od wypadkow, czyli Workman"s Compensation Insurance. Numer EIN wymagany jest przez firmy ubezpieczeniowe, ktore zalatwiaja tego typu ubezpieczenie. Wedlug prawa, ubezpieczenie tego typu musi byc wykupione przez pracodawce jezeli zatrudnia on pracownikow, ktorym potraca podatki od poborow.
Pracodawcy, zleceniodawcy, itp., ktorzy placa za otrzymywane uslugi zobowiazani sa 31 stycznia kazdego roku wystawic formy informacyjne dla wykonawcow tychze uslug, na ktorych wypisana jest dokladna kwota wyplaconych w ciagu calego roku.pieniedzy.
Pracodawca musi otrzymac od kazdego pracownika ( employee) numer social security oraz posiadac rekord imienia i nazwiska dokladnie taki jaki wypisany jest na karcie social security. Jest wazne aby ograniczyc pozniejsza korespondencje wysylana przez urzad podatkowy, wynikajaca z niescislosci danych personalnych pracownika. Kazde zmiany nazwiska powinny byc zgloszone do urzedu Social Security Administration oraz do pracodawcy. W kartotece pracodawcy powinny byc wypelnione formy W-4, IL W-4 oraz I-9 dotyczace kazdego pracownika.
W-4 - Employee"s Witholding Certificate :
Na formie uwzgledniony jest status podatkowy pracownika, informacja ile osob posiada na utrzymaniu, i w zaleznosci od tego w jaki sposob forma zostanie wypelniona tyle podatku federalnego zostanie potracone z kazdej wyplaty. Im wieksza liczba osob bedacych na utrzymaniu, tym mniejszy podatek federalny i stanowy potracony i potencjalna doplata na koniec roku przy rozliczeniu podatkowym.
Na marginesie, podatek social security potracany jest od kwoty zarobionej brutto. Jest on staly, 6.2% potracany do kwoty $62,700 (zarobionej w 1996 roku), oraz medicare - staly 1.45% niezaleznie od wysokosci dochodow.
I-9 - Employment Eligibility Verification:
Forma ta sluzy do tego aby udowodnic, ze osoba zatrudniona posiada prawo zatrudnienia w Stanach Zjednoczonych. Jest to forma imigracyjna, ktora zarowno pracodawca jak i pracownik musza wypelnic. W razie kontroli przez urzad imigracyjny nieposiadanie tejze formy w aktach pracownika rownowazne jest $500 karze od osoby.
Jezeli wyplaty robione sa dla subkontraktora, " sole proprietor", itp. (non-employee), wtedy rowniez wymaganym jest otrzymanie numeru Social Security. Jezeli wyplaty dokonywane sa dla korporacji lub spolek, wtedy wymaganym jest podanie numeru EIN.
Formy potrzebne do dokumentacji pracodawcy to W-9 ( Request for Taxpayer Identification Number and Certification), na ktorej jest imie i nazwisko lub nazwa firmy osoby pracujacej na zlecenie, adres, miejsce na wpisanie numeru SSN lub EIN oraz rubryka na podpis i date.
Jezeli osoba nie udostepni swojego numeru identyfikacyjnego wtedy prawo " backup withoding" mowi, ze nalezy z kazdej wyplaty potracic 31% i przy kwartalnym sprawozdaniu odprowadzic te kwote do urzedu podatkowego.
W ostatnim czasie zostal wprowadzony nowy przepis podatkowy dotyczacy numerow identyfikacyjnych dla nieobywateli Stanow Zjednoczonych. Dotyczy to osob, ktore nie moga z takich czy innych wzgledow otrzymac numeru social security. Numery te okreslane sa jako ITIN (IRS individual taxpayer identification numbers). Przepisy rowniez mowia, ze osoby z innych krajow rozliczajace sie w Stanach Zjednoczonych musza rowniez uzywac tego numeru na swoich rozliczeniach podatkowych. Rozliczenia wysylane za okres po grudniu 31, 1996 musza miec ITIN. Urzad podatkowy IRS bedzie przyjmowal nowe aplikacje o numer - Forma W-7 po 1 lipca 1996 roku.
Temat klasyfikacji pracownika i subkontraktora nadal pozostaje kontrowersyjny w przepisach podatkowych.
