Tekst zaprezentowany ponizej dotyczy dokumentacji jaka Urzad Podatkowy - IRS wymaga od podatnika w przypadku weryfikacji jego rozliczenia podatkowego; sprobujemy wyjasnic celowosc oraz sposob i metody prowadzenia ksiegowosci.
Dlaczego nalezy prowadzic scisle rachunki?
Ktokolwiek prowadzi dzialalnosc biznesowa, wynajmuje posiadlosci, handluje akcjami, itd. musi prowadzic scisla ksiegowosc swoich przedsiewziec biznesowych.
Potrzebna jest ona do sledzenia aktywnosci prowadzonego biznesu, to znaczy czy dzialalnosc jest oplacalna oraz jakie zmiany nalezy wprowadzic aby zarabiac, a nie tracic. Dobrze prowadzone notatki pomoga biznesowi w osiagnieciu sukcesu.
Nalezy systematycznie przygotowywac zestawienie finansowe. Dotyczy ono przychodow i rozchodow dzialalnosci biznesowej w danym okresie czasu oraz bilansu aktyw i pasyw, czyli majatku i zadluzen, oraz wartosci firmy z dniem obranym na sprawozdaniu. Zestawienie finansowe potrzebne jest bankom oraz kredytorom dla udzielenia pozyczek.
Nalezy posiadac dowod z jakich zrodel pochodzi dochod. Szczegoly potrzebne sa aby rozdzielic wpywy kasowe biznesowe od prywatnych, opodatkowane i te, ktore nie podlegaja opodatkowaniu.
Wydatki podlegajace odpisom rowniez powinny na biezaco byc ksiegowane, gdyz moze sie zdarzyc, ze zostana ominiete na rozliczeniu. Przy przygotowywaniu rocznego rozliczenia podatkowego, kazda pozycja wpisana musi byc udowodniona, czyli poparta rachunkiem lub faktura. Skompletowane dowody usprawnia przygotowanie rocznego rozliczenia oraz, jezeli taka sytuacja zaistnieje, procedure sprawdzania rozliczenia przez agenta urzedu podatkowego. Dobrze prowadzone notatki pomoga w bardzo duzej mierze aby wszystkie kwalifikujace sie odpisy byly na rozliczeniu uwzglednione.
Rodzaje rachunkow jakie nalezy zbierac
W swietle prawa, z pewnymi wyjatkami, nie jest wymagane aby jakis specjalny system ksiegowania byl przez biznes prowadzony. Podatnik moze wybrac dowolny sposob, ktory jasno obrazuje prowadzona dzialalnosc oraz jest dopasowany do rodzaju prowadzonego przez niego biznesu. Ksiazki biznesowe musza przejrzyscie obrazowac przychody i rozchody. Glownym zrodlem bedzie bankowa ksiazka czekowa, a kazdy czek poparty faktycznymi pokwitowaniami. Rachunkami sa zakupy, dowody sprzedazy, rozliczenie poborow pracownikow, faktury oraz potwierdzenia otrzymywanych uslug. Powinny one byc skompletowane chronologicznie, wedlug daty, numeru czeku, itp. Jezeli obustronna kopia czeku jest niedostepna, wtedy odbitki kalkowe sa potrzebne wraz z bankowym zestawieniem czekow. Numery i daty czekow musza sie zgadzac. Dochodem brutto jest dochod z prowadzonej dzialalnosci przed odpisami. Nalezy miec dowody na kwote oraz zrodlo jego pochodzenia. Przykladem moze byc: kwitariusz, tasmy z kasy, odcinki od wplat bankowych, ksiazki przychodow, wystawione faktury, odcinki kart kredytowych, formy 1099-Misc. Zakupy towaru czy materialu to wydatki poniesione na rzeczy, ktore beda uzyte w lokacji klienta lub powtornie sprzedane. Potrzebne jest trzymanie inwentarza na ostatni dzien roku podatkowego, czyli zestawienie towaru zakupionego w ciagu roku, gotowego do sprzedazy, ale jeszcze nie sprzedanego. Wydatki operacyjne to zwykle i oczywiste koszta bez ktorych nie mogla by byc prowadzona codzienna dzialalnosc biznesowa. Reklama, uzycie samochodu, amortyzacja sprzetu, odsetki od finansowania, wydatki biurowe, wynajem lokalu, telefon, place pracownikow, oplaty prawne i ksiegowe, swiadczenia (gaz, elektryka, itp.), oraz inne dodatkowe koszta, to przyklady tego typu wydatkow. Obustronne kopie czekow, odcinki z kasy, zestawienie kont kredytowych, odcinki kart kredytowych oraz ksiazka wydatkow gotowkowych to dowody poniesionych kosztow. Zakupione srodki trwale, takie jak maszyny, urzadzenia, narzedzia, sprzet elektroniczny uzywane w biznesie beda amortyzowane przez kilka lub wiecej lat i musza byc nastepujaco opisane: kiedy i za jaka kwote zostaly zakupione, dowod zakupu, umowa, kontrakt realnosciowy, koszta ulepszenia, w jakich celach uzywane srodki trwale, kiedy sprzedane, za ile, lub kiedy wycofane z uzycia, jezeli tak, to czy poniesiona zostala strata czy jest zysk podlegajacy opodatkowaniu.
Prowadzenie ewidencji transakcji biznesowych
Dobry system ksiegowania posiada koncowy wyciag wszystkich transakcji. Obejmuje on rejestr, w ktorym wpisywane sa dzienne transakcje przychodow i rozchodow wedlug przypisanych kategorii zaplaconych czekiem i osobno gotowka oraz ksiege glowna do ktorej przeniesione sa sumy z rejestru.
Jedna z pierwszych rzeczy, jakie nalezy zrobic po zarejestrowaniu biznesu, to otworzyc bankowe konto czekowe. Prywatne wydatki nie powinny byc placone z konta biznesowego. Konto czekowe to podstawowe zrodlo informacji na podstawie ktorego robione jest zestawienie poniesionych wydatkow. Z niego powinny byc placone wszystkie rachunki oraz powinno ono byc bilansowane miesiecznie z przysylanym przez bank zestawieniem dzialalnosci konta. Balans ksiazki czekowej i zestawienia przez bank musi sie zgadzac. Na dokumencie bankowym wyszczegolnione sa oplaty, ktore bank lub karty kredytowe potracily za swoje uslugi. Koszta te rowniez podlegaja odpisowi. Odcinki od ktorych odrywane sa wypisywane czeki powinny posiadac wystarczajaco duzo miejsca na opisanie kiedy, komu zostal czek wypisany i jakiego rodzaju zostal poniesiony wydatek oraz posiadac miejsce na opisanie wplaty przychodu, zrodla jego pochodzenia, ewentualnych przelewow z konta na konto oraz pozyczek prywatnych, ktore nie podlegaja opodatkowaniu. Jezeli sa potrzebne pieniadze do uzytku personalnego, nalezy wypisac czek na swoje imie i nazwisko. Wypisane czeki na gotowke "cash" powinny miec dopieta liste za jakiego typu wydatki zostaly wypisane oraz oryginalne gotowkowe potwierdzajace zaplate rachunki, w przeciwnym wypadku zostana potraktowane jako czeki uzytku personalnego.
Jak dlugo nalezu trzymac dokumenty?
Tak dlugo jak przepisy prawne ustanowione przez IRS tego wymagaja. Generalnie znaczy to, ze musi sie trzymac dowody przychodow i rozchodow pozycji wpisanych na rozliczenie podatkowe do takiego okresu czasu, do ktorego urzad podatkowy musi sie zmiescic aby sprawdzic rozliczenie podatnika. Termin ostateczny to okres czasowy, do ktorego mozna wyslac poprawkowe rozliczenie ze wzgledu na zaistniale zmiany oraz do ktorego urzad podatkowy moze oszacowac dodatkowy podatek do zaplacenia.
Ponizszy wykaz dotyczy limitu czasowego rozliczen podatkowych, a lata dotycza w jakim okresie od daty wyslania oryginalnego rozliczenia podatkowego moze ono zostac zmienione przez podatnika jak rowniez i urzad podatkowy.
Sytuacja #1
Podatnik jest winny dodatkowy podatek i sytuacja (2), (3) i (4) go nie dotyczy.
Termin ostateczny:
3 lata
Sytuacja #2
Podatnik nie wykazal calkowitego dochodu jaki powininen byl i dochod jest zanizony o wiecej niz 25% dochodu brutto wpisanego na rozliczeniu.
Termin ostateczny: 6 lat
Sytuacja #3
Rozliczenie specjalnie przygotowane jest w sposob oszukanczy.
Termin ostateczny: bez limitu
Sytuacja #4
Rozliczenie nigdy nie zostalo wyslane.
Termin ostateczny: bez limitu
Sytuacja #5
Po wyslaniu oryginalnego rozliczenia podatnik przygotuje rozliczenie poprawkowe z prosba o zwrot lub kredyt
Termin ostateczny: 3 lata od wyslania lub 2 od momentu zaplacenia podatku cokolwiek nastapi pozniej
Sytuacja #6
Poprawkowe rozliczenie wyslane jest ze wzgledu na uwzglednienie nie odzyskanych dochodow, ktore w poprzednich latach zostaly opodatkowane. Termin ostateczny: 7 lat
Sytuacja #7
Poprawkowe rozliczenie wyslane jest ze wzgledu na wykazanie strat zwiazanych ze strata przy handlu papierami wartosciowymi. Termin ostateczny: 7 lat
Nalezy zawsze trzymac kopie wyslanych rozliczen podatkowych. Pomoga one w przygotowaniu przyszlych rozliczen oraz poprawkowych, jezeli zachodzi potrzeba, jak rowniez w wielu innych sprawach, miedzy innymi: imigracyjnych, pozyczkowych, do urzedow swiadczen socjalnych, itp.
Jezeli podatnik zatrudnia pracownikow, wszystkie rekordy sprawozdan i rejestru musza byc trzymane przez 4 lata od momentu kiedy podatek zostal naliczony lub zaplacony, ktorekolwiek nastapilo pozniej.
W przypadku pozbycia sie majatku trwalego, ostateczny termin trzymania dokumentow wygasa po limicie czasowym od momentu wyslania rozliczenia. Prosciej: przyklad dotyczy rozliczenia za rok kalendarzowy 1995. Budynek dochodowy/inwestycyjny zostal zakupiony 10 lat temu, sprzedany w 1995 roku, i rozliczenie zostalo wyslane przed 15-tym kwietnia 1996 roku wykazujac transakcje sprzedazy. Do 15-go kwietnia 1998 mozna rozliczenie poprawic lub urzad moze go sprawdzic, a podatnik musi posiadac dokumenty zakupu tego budynku sprzed 10 lat, liste jego ulepszen, ktore przyczynily sie do podniesienia jego wartosci, jak rowniez rachunki i dowody zaplaty oraz dokument sprzedazy posiadlosci. Jezeli chodzi o budynek, ktory jest prywatna rezydencja podatnika, to wedlug przepisow, zyski musza byc przesuwane z transakcji na transakcje jezeli zostanie ona prawidlowo przeprowadzona. Zysk obniza cene zakupu nastepnej posiadlosci i tak lancuch sie ciagnie. Rozliczenia podatkowe lat, w ktorych transakcje sprzedazy nastapily powinny byc trzymane bezlimitowo jak rowniez dokumenty potwierdzajace nabycie i sprzedaz majatku.
Prowadzenie dobrych rekordow jest w pewnym sensie uciazliwe i na pewno czasochlonne. W wiekszosci przypadkow wlasciciel operacji biznesowej ma zapewne lepsze plany na spedzenie swojego wolnego czasu niz kompletowanie rachunkow, niemniej jednak biurokracja jest czescia zycia, wymagania urzedow skarbowych wcale nie maleja, wiec juz najwyzszy czas aby zaczac kompletowac swoje dokumenty, nie czekac do 15-kwietnia.