Piętnastego kwietnia dobiega końca okres składania rozliczeń podatkowych za poprzedni rok kalendarzowy. Jest to okres bardzo napięty dla osób pracujących w firmach rozliczających podatki oraz dla podatników, którzy jeszcze swoich rozliczeń nie wysłali. Jednym z powodów zdenerwowania osób jeszcze nie rozliczonych jest niepewność co do kwoty podatku, którą ewentualnie bedą musieli dopłacić przed 15-tym kwietnia. Często spotykam się z wypowiedziami klientów, którzy twierdzą, że okres rozliczeń podatkowych powoduje zastój w ich interesach, ponieważ ich klienci są zaangażowani w przygotowania do swoich rozliczeń podatkowych i nie są w stanie podjąć pewnych decyzji biznesowych nie znając ostatecznego "wyniku" swojego rozliczenia podatkowego. Tego rodzaju wypowiedzi świadczą, że wiele osób podchodzi do kwestii swoich rozliczeń podatkowych w sposób niezorganizowany.
Okres od pierwszego do piętnastego kwietnia przypomina dla mnie wyścig na bieżni stadionu. Przełom marca oraz kwietnia jest takim zakrętem, za którym jest wyjście na ostatnią prostą na której tempo biegu jeszcze bardziej wzrasta im bliżej jest do tej upragnionej mety. W tym okresie nakład pracy osób zajmujących się rozliczeniami podatkowymi jest największy. Muszą oni zapoznać się z informacjami finansowymi swoich klientow w celu zrozumienia ich sytuacji oraz poczynienia odpowiednich rekomendacji odnośnie uwzględnienia tych informacji na rozliczeniach podatkowych. Dla niektórych podatników wysłanie rozliczenia przed piętnastym kwietnia jest sprawą prawie że "życia i śmierci", innym wystarczy konsultacja z doradcą podatkowym w celu przenalizowania sytuacji podatkowej za rok ubiegły, obliczenia ewentualnej dopłaty do urzędów podatkowych oraz wysłania automatycznej aplikacji, wraz z tą ewentualną dopłatą, o przedłużenie terminu dokładnego rozliczenia na okres czterech miesięcy.
Przedłużenie (extension)
terminu rozliczenia podatkowego
Z czym się wiąże przedłużenie (extension) terminu rozliczenia podatkowego? Podatnik oznajmia swoją intencję przedłużenia terminu rozliczenia poprzez wypełnienie oraz wysłanie Formularza 4868 ( Aplication for Automatic Extension of Time to File U.S. Individual Income Tax Return) przed oryginalnym terminem składania rozliczeń podatkowych, czyli z reguły przed piętnastym kwietnia. Jak sugeruje nazwa formularza 4868, przedłużenie okresu wysłania rozliczeń jest automatyczne, czyli nie wymaga dodatkowego wyjaśnienia powodu tej decyzji.
Niektórzy podatnicy obawiają się, że złożenie podania o przedłużenie terminu rozliczenia spowoduje lub zwiększy prawdopodobieństwo weryfikacji (tak zwanego auditu) tego rozliczenia przez urząd podatkowy (IRS). Nie ma w tym ani trochę prawdy. Ponad 8.5 milionów podatników (z łącznej grupy ponad 130 milionów rozliczających się) złożyło aplikację o przedłużenie terminu rozliczenia za rok 2002. IRS nawet umożliwił podatnikom składanie aplikacji o przedłużenie terminu rozliczenia na kilka różnych sposobów:
(1) ‑wypełniając i wysyłając wyżej wymieniony formularz 4868, albo
(2) ‑używając telefonu,
(3) ‑komputera lub
(4) karty kredytowej.
Formularz 4868 - Wypełnienie tego formularza trwa zaledwie kilka minut jeżeli podatnik wie czy oraz ile podatku musi według ostatnich orientacyjnych obliczeń dopłacić. Ewentualna dopłata jest z reguły wysyłana wraz z formularzem 4868.
Telefon - Przedłużenie terminu rozliczenia przez telefon (1-888-796-1074) jest możliwe dla osób, które wysłały rozliczenie za rok 2002. Po wykonaniu telefonu podatnik otrzymuje potwierdzenie złożenia aplikacji w formie numeru kontrolnego, na który można się powołać w razie potrzeby. Jeżeli podatnik ma dopłatę, może jej dokonać poprzez elektroniczne potrącenie należności z konta bankowego. Podatnik będzie zapytany przez system o pewne informacje pochodzące z rozliczenia za poprzedni rok podatkowy oraz o numer konta i numer banku ( bank routing number).
Komputer - Przedłużenie terminu rozliczenia przez komputer odbywa się z reguły przy pomocy programów komputerowych używanych do przygotowania rozliczeń podatkowych. Tak jak w poprzedniej opcji, podatnik musi wpisać pewne informacje z poprzedniego rozliczenia podatkowego. Ewentualna dopłata może być zrobiona poprzez elektroniczne potrącenie z konta bankowego lub może być wysłana pocztą pod adres podany w instrukcjach do formularza 4868.
Karty kredytowe - Podatnicy chcący uiścić dopłatę za pomocą kart kredytowych mogą przedłużyć termin wysłania rozliczenia podatkowego używając jednego z dwóch autoryzowanych prywatnych serwisów przyjmujących opłaty podatkowe za pośrednictwem kart kredytowych. Obydwa serwisy pobierają opłatę w wysokości 2.49 procenta od wpłaconej kwoty. Więcej informacji na temat korzystania z usług tych serwisów można znależć w instrukcjach do formularza 4868.
W wielu stanach podatnik
nie musi wysyłać osobnej aplikacji
o przedłużenie terminu
rozliczenia stanowego
jeżeli nie ma dopłaty podatku.
Warto wspomnieć, że podatnicy, którzy nie będą gotowi do wysłania swoich rozliczeń przed upływem czteromiesięcznego okresu uzyskanego po wystosowaniu pierwszej aplikacji o przedłużenie, mają możliwość złożenia drugiego podania o przedłużenie terminu do 15-go pażdziernika, w celu uzyskania dodatkowych dwóch miesięcy na sfinalizowanie rozliczenia. W ubiegłym roku skorzystało z tej opcji około trzech milionów podatników z grupy 8.5 milionów, którzy złożyli pierwsze podanie o przedłużenie. Podanie o powtórne przedłużenie terminu złożenia rozliczenia jest dokonywane na Formularzu 2688 ( Application for Additional Extension of Time to file Individual Income Tax Return). W przeciwieństwie do pierwszej aplikacji o przedłużenie terminu na rozliczenie, Formularz 2688 wymaga podania powodu dla którego podatnik potrzebuje dwóch dodatkowych miesięcy na skończenie swojego rozliczenia. W praktyce IRS przyjmuje prawie każdy racjonalnie brzmiący powód.
Płacenie podatków za poprzedni rok z opóźnieniem
Co mają zrobić podatnicy, którzy nie będą w stanie zapłacić wyliczonej kwoty przed 15-tym kwietnia? Powinni oni wysłać swoje rozliczenia na czas, czyli przed oryginalnym lub przedłużonym terminem, aby uniknąć kar za późne rozliczenie się ( late filing penalties). Kara za spóżnione złożenie rozliczenia z reguły wynosi 5 procent miesięcznie od nie zapłaconej kwoty i nie przekracza maksymalnie 25-ciu procent. Jeżeli rozliczenie jest spóźnione ponad 60 dni, kara wynosi minimum $100.
Urząd podatkowy posługuje się procedurą, która umożliwia podatnikom złożenie podania o rozłożenie dopłaty podatków na raty, na Formularzu 9465 - ( Installment Agreement Request). Podatnik podaje na formularzu 9465 między innymi kwotę długu podatkowego oraz proponowaną miesięczną spłatę. IRS prawie zawsze zatwierdza plan spłat dla podatników ,jeżeli z oferty wynika, że dług będzie spłacony w przeciągu 12-tu miesiecy. Oczywiście, oprócz długu zaległych podatków, podatnik będzie odpowiedzialny za zapłacenie odsetek oraz kar za późne zapłacenie należności dla rządu. W dodatku urząd IRS dolicza automatycznie $43 do długu jako opłatę za obsługę tej transakcji.
Jeżeli z aplikacji wynika, że podatnik nie będzie w stanie spłacić długu w przeciągu 12-tu miesięcy, to powinien poprosić o takie warunki spłat z których będzie w stanie wywiązać się. W tych przypadkach IRS bardziej "przygląda" się podaniu o rozłożenie długu na raty, ale z reguły zatwierdza podanie jeżeli wygląda na to że dług, wraz z odsetkami oraz karami, będzie mógł być spłacony w przeciągu 5-ciu lat. W tym przypadku IRS wymaga aby podatnik płacił podatki za następne lata na bieżąco.
Natomiast jeżeli dług przekracza $25,000, IRS wymaga znacznie więcej informacji na temat finansów podatnika, w celu ustalenia czy rzeczywiście nie stać go na zapłacenie zadłużenia oraz czy nie ma on zasobów które można "upłynnić" w celu szybszego wyegzekwowania tej należności.
Częściowe uregulowanie
zadłużenia podatkowego
Offer in Compromise
Jeżeli sytuacja finansowa podatnika pogorszyła się do tego stopnia, że prawdopodobnie nie będzie on w stanie uregulować długu wobec urzędu podatkowego przez dłuższy okres czasu, jest jeszcze możliwość "dogadania" się z IRS w celu umorzenia części zadłużenia, często nawet większości ogólnej kwoty. Proces ten nazywa się "Offer in Compromise" (OIC).
W ostatnich kilku latach IRS otrzymywał rocznie około 120,000 aplikacji w ramach programu Offer in Compromise, z czego około 25,000 do 30,000 było akceptowane. Urząd podatkowy jest bardzo zainteresowany rozwiązaniem zaległości podatkowych osób, które się kwalifikują do programu OIC. Według byłego szefa IRS Charles"a Rossetti, program ten pomaga wszystkim podatnikom, ponieważ dzięki niemu urząd podatkowy jest w stanie zasilić kasę państwową pieniędzmi, które w przeciwnym przypadku nie wpłynęłyby do niej.
W lutym 2004 IRS ostrzegł podatników przed nieuczciwymi osobami, które obiecują umorzenie długów podatkowych dla podatników w ramach programu Offer in Compromise, pobierając za to wysokie opłaty. Według danych IRS, wielu z tych podatników nie kwalifikuje się do tego programu tracąc w ten sposób czas i pieniądze. Offer in Compromise jest z reguły ostatnią deską ratunku dla podatników borykających się z problemami podatkowymi. Wszystkie inne możliwe opcje uregulowania zadłużenia wobec IRS powinny być rozważone zanim podatnik może złożyć ofertę w ramach programu OIC.
Aby uniknąć nieprzyjemnych "niespodzianek" związanych z niewłaściwym (pasywnym) podejściem do swoich finansów podatnik powinien interesować się swoją sytuacją finansową, a w tym także podatkową, przez cały rok. Przygotowanie do naszego rozliczenia podatkowego nie powinno się zaczynać po pierwszym kwietnia z nadzieją że "jakoś" to da się rozliczyć (a najlepiej jak będzie duży zwrot) przed piętnastym kwietnia.
Przedpłaty podatkowe
(estimated tax payments)
Podatnicy, których spotkała niemiła niespodzianka przed 15-tym kwietnia w postaci zbyt dużej dopłaty podatków mogą zapobiec temu problemowi w następnym roku podatkowym poprzez robienie przedpłat podatkowych. Dodatkowym bodźcem do robienia przedpłat podatkowych jest fakt, że IRS oraz stanowe urzędy podatkowe naliczają kary dla osób, które nie płacą (poprzez potrącenia przez pracodawcę lub przedpłaty podatkowe) podatków w czasie roku.
Robienie przedpłat podatkowych nie wiąże się z żadnym dodatkowym rozliczeniem "kwartalnym", jak czasami słyszy się od niektórych "doradców" podatkowych. Wystarczy załączyć wypełniony kupon rządowy (Formularz 1040-ES - Individual Estimated Tax Voucher). Informacje wpisane na kuponie 1040-ES ograniczają się do personalnych informacji podatnika (imię, adres, numer Social Security) oraz do kwoty, która jest wpłacana na konto bieżącego roku podatkowego. Jest kilka reguł, według których można obliczyć kwoty przedpłat podatkowych. Najprostszą z nich jest przedpłacenie podatków na rok bieżący w oparciu o kwotę podatku zapłaconego w roku ubiegłym.
Na przykład: jeżeli w roku 2002 podatek (przed ewentualnymi potrąceniami z pracy i przedpłatami) wyniósł $5,000, a kwota podatku federalnego potrącona przez pracodawcę w roku 2003 wyniosła $1,000, to aby uniknąć ewentualnych kar w związku z późnym przedpłacaniem podatków podatnik powinien zapłacić po $1,000 za każdym razem w ustalonych terminach: 15-ty kwietnia, 15-ty czerwca, 15-ty września, oraz 15-ty stycznia. W ten sposób podatnik będzie miał wpłacone na konto roku 2003 100% podatku zapłaconego za rok 2002.
Potrącenia podatków przez pracodawcę (withholdings)
Podatnicy, którzy pracują w firmach, które potrącają im podatki z każdego czeku wypłaty i których sytuacja finansowa nie odbiega od normy, nie powinni z reguły mieć nieoczekiwanych niespodzianek podczas rozliczenia podatkowego. Pracodawca potrąca podatki na podstawie informacji podanych przez podatnika na Formularzu W-4 (The Employee"s Withholding Allowance Certificate). Po zakończeniu roku pracodawca zgłasza zarobki podatnika oraz kwoty podatków potrąconych od tych zarobków na formularzu W-2 (Wage and Tax Statement).
Jeżeli sytuacja finansowa lub rodzinna podatnika uległa zmianom, może on odzwierciedlić te zmiany w swoich potrąceniach podatkowych poprzez wypełnienie nowego formularza W-4. Na przykład, jeżeli podatnik ma jakieś inne źródła dochodu od których nie jest potrącany żaden podatek, może on zwiększyć swoje potrącenia podatkowe w pracy w celu zmniejszenia ewentualnej dopłaty podatków podczas rocznego rozliczenia podatkowego
Ciekawostką jest fakt, że poprzez potrącenia podatków przez pracodawcę możemy "nadrobić" ewentualne zaległości w przedpłatach podatkowych z pierwszej części roku. W tym przypadku zwiększamy potrącenia podatkowe w ostatnich tygodniach roku do tego stopnia, że ewentualna dopłata przy końcowym rozliczeniu podatkowym jest zniwelowana. Jest to całkowicie legalne posunięcie, ponieważ urząd podatkowy automatycznie traktuje potrącenia podatków przez pracodawcę tak jakby one były robione równomiernie podczas roku.
Planowanie rozliczenia podatkowego
(tax projections)
Jeżeli sytuacja finansowo/podatkowa podatnika zmienia się z roku na rok, to warto się jej przyjrzeć kilka razy w roku aby wstępnie obliczyć ewentualną dopłatę podatków w oparciu o częściowo rzeczywiste informacje z bieżącego roku, a nie w oparciu o podatek zapłacony w roku poprzednim. Tak więc ewentualne przedpłaty mogą się różnić jedna od drugiej, ale ogólna kwota przedpłat będzie prawdopodobnie bliższa końcowemu wynikowi rozliczenia. W tych sytuacjach okres rozliczeń podatkowych dla podatników, którzy przez ten proces przeszli, wiąże się ze znacznie mniejszym stresem oraz niepewnością. Poza tym znając, poprzez planowanie, swoją sytuację podatkową już kilka miesięcy przed końcowym rozliczeniem, podatnik jest w stanie podejmować decyzje w innych sprawach biznesowo/finansowych z większą świadomością swoich możliwości finansowych.
Jednym z błędów popełnianych zbyt często przez podatników jest brak z ich strony analizy konsekwencji podatkowych ważnych transakcji biznesowych w których biorą udział. Mówimy tutaj najczęściej o transakcjach z kupnem lub sprzedażą nieruchomości lub biznesu. Czasami brak konsultacji z doradcą podatkowym przed sfinalizowaniem transakcji może spowodować straty finansowe rzędu tysięcy dolarów kiedy nadejdzie czas rozliczenia podatkowego, lub znacznie większe prawdopodobieństwo weryfikacji rozliczenia podatkowego przez IRS.
Organizacja swojej
dokumentacji finansowej
W związku z nadchodzącym zwiększonym nasileniem weryfikacji rozliczeń podatkowych przez IRS (czytaj artykuł na ten temat w marcowym wydaniu "Monitora") organizacja dokumentacji finansowej staje się ostatnio coraz ważniejszym elementem przygotowań do rozliczenia podatkowego. Prawie cały ciężar przygotowania oraz organizacji dokumentacji spada na podatnika. W okresie pracy nad rozliczeniem podatkowym podatnika, rola doradcy podatkowego powinna się ograniczyć do analizy informacji przedstawionej przez podatnika oraz rekomendacji odnośnie prezentacji tych informacji na rozliczeniu.
Programy komputerowe takie jak QuickBooks (dla biznesów, oraz osób prywatnych) oraz Quicken (dla osób prywatnych) mogą być użyte do prowadzenia ewidencji danych finansowych. Programy te są dość łatwe w obsłudze. Jeżeli są dobrze ustawione do używania przez osoby, które znają podstawy ich obsługi, to doradca podatkowy będzie w stanie przeanalizować oraz przedyskutować informacje zawarte w raportach pochodzących z tych programów przed umieszczeniem ich na rozliczeniu podatkowym klienta.
Nie wszyscy dobrze zorganizowani podatnicy czują potrzebę utrzymywania swoich informacji w komputerze. Są osoby które prowadzą manualne systemy rachunkowości, które są przejrzyste i łatwe do zrozumienia dla nich oraz dla ich doradców podatkowych. Czasami jednak w miarę wzrostu ilości transakcji w tych systemach, praca w nich może stać się coraz bardziej pracochłonna.
Dobrze zorganizowane dokumenty mogą być ogromnym "plusem" dla podatnika podczas ewentualnej weryfikacji jego rozliczeń przez IRS. Jest duża szansa, że podatnik sprawiający wrażenie dobrze zorganizowanego przed urzędnikiem IRS prawdopodobnie będzie wspominał ten audit przyjemnie, ponieważ pracownicy IRS mają wskazane aby nie tracić zbyt dużo czasu na weryfikacje rozliczeń podatników u których szansa wyegzekwowania dodatkowych dopłat podatków, odsetek, oraz kar wydaje się być znikoma.
Potraktowanie tematu podatków poważnie pozwoli podatnikom na uniknięcie niepotrzebnych komplikacji wynikających z niewiedzy lub braku zainteresowania ze strony podatnika.
Piotr Aleszczyk, CPA, MST - Absolwent University of Illinois at Chicago (Bachelor of Science in Accounting) oraz DePaul University (Master of Science in Taxation). Jako jeden z niespełna 10% kandystaów w USA zdobył, po końcowym trzydniowym egzaminie, tytuł CPA (Certified Public Accountant) w pierwszym podejściu. Od października 1993 jest właścicielem firmy PJA Associates. Poprzednio pracował w prestiżowej, miedzynarodowej firmie biegłych księgowych - Grant Thornton oraz w kompanii Occidental Petroleum Corporation.
