Klasyfikacja osób wykonujących usługi dla innych jednostek gospodarczych jest kontrowersyjnym tematem, spędzającym sen z oczu wielu podatnikom. Jest poważnym dylematem dla większości pracodawców, którzy zobowiązani są do określenia statusu wykonawcy usług jako pracownika lub niezależnego podwykonawcy (subcontractors lub independent contractors). Decyzja zaklasyfikowania wykonawcy pracy do jednej z tych kategorii niesie ze sobą konsekwencje finansowe.
Pracodawca jest zobowiązany do potrącania podatków federalnych, stanowych, oraz emerytalnych (Social Security/Medicare) z poborów osób zaklasyfikowanych jako pracownicy. Poza tym pracodawca musi wpłacić równomierną kwotę podatków emerytalnych z własnych funduszy. Obecnie, kwota odprowadzana od poborów pracowników na podatki emerytalne oraz dopłacana przez pracodawcę wynosi 6.2% w przypadku podatku Social Security (maksymalnie do $87,900 zarobku) oraz 1.45% w przypadku podatku Medicare (bez limitu).
Pracodawca jest także zobowiązany do płacenia składek na ubezpieczenie od bezrobocia (unemployment insurance). Składki te mogą wynosić kilkaset dolarów rocznie od ubezpieczonego pracownika.
Poza tym pracodawcy często ponoszą dodatkowe koszty w związku z zatrudnianiem pracowników. Są wśród nich: płatne wakacje, święta, lub dni chorobowe, ubezpieczenia zdrowotne, na życie, od wypadku, plany emerytalne, oraz składki związkowe.
Często spotykamy sytuacje, szczególnie w kręgach imigracyjnych, w których pracodawca oraz wykonawca świadomie zgadzają się na traktowanie wykonawcy jako niezależnego podwykonawcy, pomimo że obydwie strony zdają sobie sprawę z tego, iż fakty bardziej wskazują na stosunek pomiędzy pracodawcą oraz pracownikiem.
Pracodawca widzi w tym okazję ominięcia kosztów związanych z utrzymaniem pracownika, natomiast wykonawca widzi krótkoterminową korzyść w wyniku szansy otrzymania większych poborów na bieżąco. Wykonawca, który jest traktowany jako subcontractor rozlicza się jako osoba pracująca na własny rachunek (self employed). W wyniku tego osoba ta powinna robić przedpłaty podatków przynajmniej cztery razy w roku (15 kwietnia, czerwca, września, stycznia). Problem polega na tym, że przedpłaty te mogą być znaczne, ponieważ muszą one wystarczyć na pokrycie podatków dochodowych (federalnych oraz stanowych) oraz na obydwie części (pracownika oraz pracodawcy) podatków emerytalnych.
Tak więc, aby dalej polepszyć swoją sytuację podatkową, wielu pracowników niepoprawnie sklasyfikowanych jako podwykonawcy odpisuje od swoich dochodów fikcyjne lub wątpliwe wydatki, które pozwalają im na zaniżenie ich dochodów do poziomu który pozwala im na zapłacenie bardziej dla nich pasującej kwoty podatków.
W latach 70 IRS prowadził dość aktywną kampanię mającą na celu wykrycie nieprawidłowej klasyfikacji pracowników jako niezależnych podwykonawców. Często finansowe rezultaty takich konfrontacji były tragiczne dla podatników. Same dopłaty podatków wynosiły powyżej 35% kwot wypłaconych dla niepoprawnie sklasyfikowanych pracowników. Kary zwiększały sumę dopłaty jeszcze bardziej. Czasami IRS nakładał srogie kary bezpośrednio na odpowiedzialnych urzędników "winnych" firm. Kary te mogły sięgać 100% niezapłaconego podatku. W dodatku, w wyniku niekorzystnej kontroli ze strony IRS, podatnik był z reguły zmuszony do uregulowania należności z urzędami stanowymi.
W wyniku ostrych protestów podatników, IRS zaprzestał większości dochodzeń w sprawie potencjalnie źle sklasyfikowanych pracowników pomiędzy 1978 oraz 1984. W tym czasie Kongres USA zastanawiał się nad bardziej jednolitą i jasną definicją pracownika oraz niezależnego podwykonawcy. Kongres nie był w stanie wypracować tej definicji w wyniku różnic w specyficznych sytuacjach spotykanych w poszczególnych branżach. Tak więc w drugiej połowie lat 80 IRS ponowił ofensywę na tym froncie. IRS poinformował, że w tym okresie 92% podatników sprawdzanych pod tym kontem spotkało się z dopłatą podatków.
Druga połowa lat 90 przyniosła ze sobą zmniejszoną "agresję" ze strony IRS wobec podatników na wszystkich frontach. Zostało to częściowo spowodowane krytyką tego urzędu w prasie oraz w niektórych kręgach politycznych. Był to także okres, w którym redukcja wydatków w budżecie państwa stanowiła jeden z najważniejszych priorytetów w Kongresie. Tak więc budżet IRS został zredukowany, łącznie z liczbą inspektorów weryfikujących rozliczenia podatkowe.
Poza tym dekada lat 90 była okresem niezwykłego rozwoju gospodarczego, w wyniku którego politykom udało się nawet zbalansować budżet państwowy, po raz pierwszy od kilkudziesięciu lat.
W tym samym czasie, przy mniejszej aktywności ze strony IRS, zauważyliśmy wzmocnioną kontrolę ze strony stanowych urzędów podatkowych. W stanie Illinois kontrole te były oraz dalej są prowadzone przez Illinois Departament of Employment Security (IDES). Urząd ten jest odpowiedzialny między innymi za zbieranie składek oraz wypłacanie zasiłków dla bezrobotnych. Z nieformalnych rozmów z inspektorami tego urzędu wynika, że został on "zachęcony" do wzmocnionej kontroli podatników przez "bratnią" agencję IRS.
Kontrola przez urząd IDES jest mniej stresująca, ponieważ w grę wchodzą znacznie mniejsze potencjalne dopłaty podatków. Poza tym, IRS nie zainteresuje się danym podatnikiem w wyniku kontroli przez IDES, jeżeli ogólna kwota dopłaty podatku stanowego nie przekroczy pięciu tysięcy dolarów. Tak więc głównym celem strategicznym podatnika podczas weryfikacji przez IDES jest użycie wszelkich argumentów aby ewentualny "wyrok" nie przekroczył tej magicznej kwoty.
W ostatnich kilku latach sytuacja budżetowa kraju zmieniła się z rekordowych nadwyżek do rekordowych deficytów. W międzyczasie urząd IRS został poddany prawie kompletnej reorganizacji. Jednym z głównych celów reorganizacji było wzmocnienie systemu kontroli podatników. Budżet IRS został zwiększony, co pozwoliło tej agencji na zatrudnienie większej ilości specjalistów od weryfikacji rozliczeń podatkowych.
Jedną z grup podatników wytypowanych przez IRS do wzmocnionej kontroli są właśnie osoby pracujące na własny rachunek jako podwykonawcy (independent contractors lub subcontractors) dla większych firm. Kontrole rozliczeń podatników z tej grupy umożliwią dla IRS weryfikacje ich statusu jako niezależni podwykonawcy. W ten sposób IRS może także dotrzeć do większych firm które niepoprawnie klasyfikują swoich pracowników.
Ponadto, poprzez zapowiadaną zwiększoną ogólną kontrolę większych firm IRS będzie w stanie zweryfikować prawidłowość klasyfikacji wykonawców jako pracownicy lub podwykonawcy bezpośrednio w tych firmach.
Do tej pory IRS nie zapowiedział specyficznej kampanii w celu weryfikacji prawidłowości klasyfikacji wykonawców. Potencjał uzyskania poważnych źródeł funduszy w wyniku tego rodzaju kontroli oraz obecny stan skarbu państwa wskazuje, że ten temat może być ważną częścią dyskusji podczas nadchodzących ogólnych kontroli podatkowych.
Jak dzisiejsze prawo podatkowe
określa przepisy w tej kwestii?
Dzisiejsze przepisy na ten temat są oparte w części, na amerykańskim prawie powszechnym (common law).
Status wykonawcy według tych zasad jest rozstrzygnięty przez zastosowanie odpowiednich faktów, które można podzielić na trzy główne kategorie: Kontrola Zachowania (behavioral control), Kontrola Finansowa (financial control) Rodzaj Związku (type of relationship).
Kontrola Zachowania - to fakty, które wskazują, że pracodawca ma prawo kierować oraz kontrolować, w jaki sposób wykonawca wykonuje daną pracę. Pracodawca nie musi w rzeczywistości korzystać z tego przywileju. Wystarczy, aby miał prawo do kierowania i kontrolowania sposobu wykonywania pracy przez wykonawcę.
Instrukcje - fakty, które wskazują na kontrolę zachowania wykonawcy przez pracodawcę występują w sytuacjach kiedy pracodawca decyduje w następujących sprawach:
w miejsce i czas wykonywania pracy przez wykonawcę
w narzędzia oraz sprzęt, które mają być użyte w pracy przez wykonawcę
w pracownicy oraz pomocnicy zatrudnieni przez wykonawcę
w miejsca zakupów zasobów (supplies) oraz usług
w obowiązki wykonywane przez poszczególnych pracowników/pomocników
w kolejność, według której praca ma być wykonana
Prawdziwy podwykonawca może otrzymać pewne instrukcje na temat tego co ma być zrobione, ale nie powinien być instruowany jak to ma być zrobione.
Szkolenie - pracownik może być szkolony w celu wykonania pracy w określony sposób. Podwykonawcy z reguły pracują według swoich metod.
Kontrola Finansowa - to fakty które wskazują, czy pracodawca ma prawo kierować lub kontrolować stroną biznesową wykonywanej pracy.
Inwestycja - niezależny podwykonawca (independent contractor) często (ale nie koniecznie) ma zainwestowaną znaczną kwotę pieniędzy w sprzęt służący do wykonywania pracy.
Zwrot kosztów - Niezależny podwykonawca z reguły nie otrzymuje bezpośredniego zwrotu za poniesione przez niego koszty. Jest to bardziej prawdopodobne w przypadku pracownika.
Możliwość poniesienia straty - niezależny podwykonawca może ponieść stratę finansową w trakcie wykonywania pracy dla pracodawcy. Może to być wynikiem nieprawidłowej wyceny projektu, niewydajnej pracy podwykonawcy lub jego pomocników, albo przeliczeniem się w swoich możliwościach. Pracownik z reguły jest rekompensowany za ostatnią wykonaną pracę bez względu na jego efektywność.
Możliwość oferowania swoich usług na wolnym rynku - niezależny podwykonawca (subcontractor) ma swobodę do oferowania swoich usług dla innych pracodawców, poprzez reklamę, kontakty biznesowe, otwarcie biura, itp.
Sposób wypłacania wynagrodzenia - pracownik jest z reguły wynagradzany według stawki godzinowej. Wypłaty pracownika są z reguły dokonywane w regularnych odstępach (tygodniowo, dwa razy w miesiącu, itp.). Pracownik może także otrzymywać wynagrodzenie w oparciu o jakiś procent od uzyskanej kwoty sprzedaży (commission). Wynagrodzenie niezależnego podwykonawcy za dany projekt jest z reguły ustalone przed rozpoczęciem pracy, oraz jest często wypłacane w nieregularnych odstępach czasu. W niektórych przypadkach osoby, które nie są pracownikami, na przykład: adwokaci, itp., także mogą otrzymywać wynagrodzenie w oparciu o wcześniej ustaloną stawkę godzinową.
Rodzaj Związku - to fakty, które wskazują na rzeczywisty układ pomiędzy pracodawcą oraz wykonawcą.
Umowa na piśmie - pisemna umowa pomiędzy obydwoma stronami może być dowodem intencji stron odnośnie rzeczywistego układu pomiędzy nimi. Taka umowa może być pomocna jeżeli prawidłowy status wykonawcy nie jest jasny po przeanalizowaniu innych czynników.
Świadczenia (employee benefits) - pracodawca często pokrywa koszty pewnych świadczeń dla swoich pracowników (wakacje, chorobowe, ubezpieczenia, składki związkowe, itp.). Niezależny podwykonawca (subcontractor) nie powinien się kwalifikować na tego rodzaju świadczenia.
Trwałość związku - jeżeli wykonawca jest zatrudniony z założeniem, że układ pomiędzy nim a pracodawcą będzie trwał w "nieskończoność", a nie na okres pojedynczego projektu, jest to znakiem, że intencją stron było zawarcie układu pomiędzy pracodawcą oraz pracownikiem.
Wykonywanie kluczowych funkcji u pracodawcy - jeżeli wykonawca wykonuje pracę stanowiącą ważną część codziennych operacji pracodawcy, pracodawca ma większą możliwość kierowania i kontrolowania sposobu wykonania tej pracy. Wskazuje to na stosunek pracodawcy oraz pracownika.
Formularz SS-8
Formularz SS-8 (Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding) może być użyty przez pracodawców lub przez wykonawców pracy w celu ustalenia prawidłowego statusu wykonawców pracy. Formularz zawiera ponad 50 szczegółowych pytań pozwalających specjalistom z IRS na podjęcie decyzji w danej sprawie. Formularz SS-8 jest także często używany przez IRS podczas kontroli podatkowych.
Statutory Employees
W wyniku prawa ustawowego (statutory law) niektórzy wykonawcy, kwalifikujący się jako niezależni podwykonawcy według testów pochodzących z tradycji prawa powszechnego (common law), mogą być traktowani jako pracownicy jeżeli spełniają następujące warunki:
- Należą do jednej z czterech kategorii pracowników:
1. Kierowca rozwożący napoje (oprócz mleka), lub mięso, warzywa, owoce, lub produkty z piekarni, lub wożący bieliznę dla pralni, jeżeli funkcjonuje jako agent pracodawcy, lub jest wynagradzany na zasadzie commission.
2. Agent ubezpieczeniowy pracujący w pełnym wymiarze czasu (full-time) dla: jednej firmy ubezpieczeniowej - sprzedający polisy ubezpieczeniowe na życie, lub produkty typu "annuity".
3. Osoba pracująca w swoim domu, używająca materiałów dostarczonych przez: pracodawcę, które muszą jemu lub osobie przez niego wyznaczonej być zwrócone - oraz wykonywująca pracę według instrukcji pracodawcy.
4. Podróżujący sprzedawca pracujący dla pracodawcy na pełnym etacie i spełniający pewne inne warunki.
Ponadto pracownicy kwalifikujący się jako statutory employees muszą spełnić następujące wymagania zanim pracodawca będzie mógł potrącać podatki Social Security oraz Medicare z ich poborów:
1 - Umowa z pracodawcą wymaga aby wszystkie usługi były wykonywane osobiście przez pracownika
2 - Pracownik nie posiada dużej inwestycji w sprzęt i narzędzia, (oprócz samochodu)
3 - Pracownik pracuje stale dla tego samego pracodawcy
Podobnie jak "regularni" pracownicy, pracownik kwalifikujący się jako statutory employee otrzymuje od pracodawcy Formularz W-2 (Wage and Tax Statement) po zakończeniu roku podatkowego. Formularz W-2 powinien mieć zaznaczoną kratkę Statutory Employee w pozycji 13. Pracodawca nie musi potrącać podatków dochodowych od zarobków tych pracowników. W przeciwieństwie od innych pracowników, statutory employee raportuje swój dochód z Formularza W-2 na Formularzu C (Profit or Loss From Business). W ten sposób jest on w stanie odpisać znacznie prościej oraz korzystniej swoje wydatki biznesowe aniżeli "regularny" pracownik.
Statutory Nonemployees
Prawo ustawowe zawiera przepisy ustanawiające dwie kategorie wykonawców, direct sellers oraz licensed real estate agents, którzy są traktowani jako niezależni podwykonawcy jeżeli spełniają następujące warunki:
1 - zdecydowana większość ich wynagrodzenia jest oparta na podstawie uzyskanej kwoty sprzedaży, w przeciwieństwie do wynagrodzenia za przepracowane godziny,
2 - podpisali umowę z pracodawcą, która stwierdza, że nie będą traktowani jako pracownicy dla celów podatkowych.
Direct sellers - są z reguły osobami zajmującymi się sprzedażą produktów poza sklepem.
Licensed real estate agents - to licencjonowane osoby zajmujące się pośrednictwem w sprzedaży nieruchomości.
Co mogą zrobić pracodawcy którzy
sklasyfikowali pracowników nieprawidłowo?
Section 530
W 1978 w wyniku protestów podatników po fali agresywnych, oraz kosztownych dla nich weryfikacji klasyfikacji pracowników, Kongres wprowadził tymczasowe przepisy mające na celu stworzenie potencjalnego wyjścia (ulgi) z sytuacji dla pracodawców, którzy niepoprawnie sklasyfikowali pracowników jako podwykonawców. Przepisy te zostały zawarte w paragrafie (Section) 530 ustawy podatkowej z roku 1978. W następujących latach Kongres nie był w stanie udoskonalić przepisów odnoszących się do klasyfikacji wykonawców przez pracodawców. Jedynie wprowadzono drobne zmiany do przepisów zawartych w Section 530. Tak więc przepisy, które były zawarte w tamtej ustawie są ważne do dnia dzisiejszego.
Według przepisów zawartych w Section 530, pracodawca nie będzie obciążony podatkami oraz karami za niepoprawną klasyfikację pracowników jako podwykonawców jeżeli spełni pewne warunki. Po zatym pracodawca będzie mógł traktować tych samych pracowników jako podwykonawców w przyszłości.
Wymogi stawiane poprzez przepisy zawarte w Section 530 są następujące:
Reasonable basis - powód traktowania pracowników jako podwykonawców powinien być uzasadniony przez przynajmniej jedno z następujących uzasadnień:
- podatnik polegał na faktach zawartych w decyzjach sądowych rozstrzygających spory w porównywalnych sytuacjach;
- podatnik przeszedł kontrolę IRS w przeszłości, w wyniku której klasyfikacja tych samych, lub pracowników wykonujących podobne prace, nie była zmieniona;
- podatnik klasyfikował pracowników w ten sposób, ponieważ wiedział że znaczna część firm w jego branży właśnie tak klasyfikowała pracowników wykonyjących podobne prace;
- podatnik uzasadnił swoją pozycję w inny sposób, na przykład, polegał na poradzie prawnika lub księgowego.
Substantive consistency - podatnik musiał zawsze traktować danych pracowników, lub pracowników wykonujących podobne prace, jako podwykonawców. Jeżeli część pracowników z tej grupy było kiedyś traktowanych jako pracownicy firmy, podatnik nie będzie kwalifikował się na ulgi zawarte w przepisach Section 530.
Reporting consistency - podatnik musiał raportować do IRS zarobki pracowników traktowanych jako podwykonawcy na formularzach 1099. Formularz 1099 musi być wystawiony dla osób które zarobiły $600 lub więcej. Ulgi wynikające z przepisów zawartych w Section 530 nie odnoszą się do pracowników którzy zarobili przynajmniej $600, a dla których formularz 1099 nie był wystawiony.
Warto zauważyć że przepisy zawarte w Section 530 komplikują sytuację pracownika. Według IRS źle sklasyfikowani pracownicy powinni się rozliczać jako "prawdziwi" pracownicy, a nie jako podwykonawcy. W miejsce Formularza W-2 (którego przecież nie otrzymali) powinni wypełnić oraz dołączyć do swojego rozliczenia podatkowego Formularz 4137 (Social Security and Medicare Tax on Unreported Tip Income), skreślając na formularzu wyraz "Tip" i zastępując go wyrazem "Wages". Celem wypełnienia Formularza 4137 jest zaraportowanie i zapłacenie części podatków Social Security oraz Medicare będących odpowiedzialnością pracownika. Natomiast jeżeli ci pracownicy poprzednio zapłacili pełny podatek od samozatrudnienia (Self-Employment Tax), mają prawo do zwrotu różnicy pomiędzy zapłaconym podatkiem od samozatrudnienia a kwotą podatków Social Security i Medicare raportowaną na Formularzu 4137.
Oczywiście, jeżeli pracownik rozliczył się jako osoba samozatrudniona (po otrzymaniu Formularza 1099 od pracodawcy) na Formularzu C (Profit or Loss From Business) oraz odpisał od dochodu brutto różne wydatki (czasami mniej lub więcej prawdziwe) sprawa się jeszcze bardziej komplikuje. Jako pracownik, z reguły nie może odpisać (lub ma poważne ograniczenia możliwości zrobienia tego) od dochodu wydatków związanych z pracą. Różnica pomiędzy podatkiem który był zapłacony, a który powinien być zapłacony może być znacznie mniejsza, lub cała sprawa może się nawet skończyć dopłatą. To wszystko sprowadza się do tego że IRS może zwrócić uwagę na rozliczenia podatkowe pracownika, w wyniku czego może on być poddany kontroli podatkowej. Przy tej okazji może się okazać, że wyjdą jeszcze na wierzch inne ewentualne sekrety finansowe pracownika, z których on wolałby się nie tłumaczyć.
Planowanie
Pracodawcy, którzy zatrudniają osoby traktowane jako niezależni podwykonawcy, czyli potocznie nazywani subcontractors, mogą się przygotować do ewentualnej konfrontacji z IRS, stanowym urzędem podatkowym, lub nawet z krajowym urzędem pracy (US Departament of Labor).
Zatrudnianie pracowników jako podwykonawców jest stosowane w wielu branżach, szczególnie w środowisku emigracyjnym. Najbardziej znane są z tego firmy budowlane, sprzątające, oraz transportowe, ale widziane jest to także wśród fabryk, firm zatrudniających pracowników biurowych, firm zajmujących się dystrybucją produktów, w sklepach lub restauracjach.
Zakwalifikowanie się pod ochronę przepisów Section 530 daje pracodawcom jedne potencjalne wyjście z sytuacji, jakkolwiek komplikuje to trochę życie podatkowe pracowników.
Poza tym, pracodawca powinien zrobić wszystko, aby możliwie jak najwięcej faktów, oraz popierająca je dokumentacja, wskazywały na stosunek pomiędzy zleceniodawcą a niezależnym podwykonawcą.
Umowa
Pomimo tego, że prawo nie wymaga w większości przypadków pisemnej umowy przy zatrudnieniu podwykonawców, jest to często bardzo wskazane. Pisemna umowa pomaga w uniknięciu późniejszych nieporozumień pomiędzy stronami, jeżeli obydwie strony sprecyzują w umowie, co ma być zrobione, w jakim okresie czasu, za jakim wynagrodzeniem, oraz kiedy ma nastąpić zapłata za pracę. Poza tym dobrze spisana umowa może pomóc w przekonaniu urzędnika podatkowego, że intencje obu stron rzeczywiście dążyły do stworzenia stosunku pomiędzy zleceniodawcą a podwykonawcą.
Zauważmy jednak, że taka umowa niewiele pomoże jeżeli występują inne fakty które wskazują wyraźnie na stosunek pomiędzy pracodawcą a normalnym pracownikiem.
Na przykład, taka dobrze zarządzana oraz gigantyczna firma jak Microsoft popadła w konflikt z prawem na początku lat 90. kiedy status niektórych osób zatrudnionych przez nią był kwestionowany przez IRS. Firma Microsoft zatrudniała wielu specjalistów na zasadach independent freelancers czyli pracowników nieetatowych. Firma płacila tym osobom często więcej niż swoim własnym pracownikom, ale nie potrącała podatków od ich poborów, oraz nie zapewniała im żadnych świadczeń przysługujących typowym pracownikom. Oficjalnie, osoby te były zatrudniane do pracy na specyficznych projektach. Wszyscy independent freelancers podpisali umowy z Microsoft określające ich jako niezależnych podwykonawców.
Pomimo deklaracji obu stron w spisanych umowach, Microsoft nie traktował swoich independent freelancers jak niezależnych podwykonawców - czyli, osób zarządzających swoimi własnymi interesami. Wręcz przeciwnie, Microsoft zintegrował freelancers z resztą swojej siły roboczej. Często freelancers, wraz z regularnymi pracownikami Microsoft, byli częścią tych samych grup pracowniczych, gdzie pracowali pod kierownictwem tych samych osób przełożonych. W dodatku posiadali klucze do miejsc pracy, używali przyborów biurowych oraz sprzętu należącego do Microsoft. Microsoft był zmuszony do zmiany klasyfikacji freelancers, oraz do zapłacenia dodatkowych podatków oraz świadczeń wynikających z tego faktu. Część freelancers przeszła na stały etat jako pracownicy Microsoft, a część stała się pracownikami nowej oraz niezależnej tymczasowej agencji pracy, która traktowała ich jak normalnych pracowników.
W sytuacjach, w których prawda nie jest taka oczywista, dobrze spisana umowa może być nawet czynnikiem decydującym podczas ewentualnej kontroli rządowej.
Tak więc pisemna umowa pomiędzy zleceniodawcą a niezależnym podwykonawcą powinna zawierać większość z następujących elementów.
- Opis konkretnych usług, które podwykonawca ma wykonać.
- Wynagrodzenie za wykonanie ustalonych usług. Jest to z reguły stała suma zapłacona za skończony produkt lub suma określona na podstawie przepracowanego czasu (stawka godzinna, tygodniowa, itp.)
- Szczegóły odnośnie tego, kiedy oraz jak zleceniodawca będzie płacił podwykonawcy.
- Objaśnienie tego kto jest odpowiedzialny za wydatki podwykonawcy. Z reguły prawdziwi podwykonawcy pokrywają wydatki związane ze swoją pracą z własnych funduszy.
- Objaśnienie tego, kto dostarczy przybory, sprzęt, oraz narzędzia. Prawdziwi podwykonawcy z reguły ponoszą te koszty, ale niekoniecznie zawsze.
- Deklarację stwierdzającą, że obydwie strony uzgodniły, że stosunek prawny pomiędzy nimi jest taki sam, jak pomiędzy zleceniodawcą oraz niezależnym podwykonawcą.
- Deklarację, że podwykonawca posiada wszelkie licencje lub pozwolenia wymagane do wykonywania pracy bedącej przedmiotem umowy.
- Deklarację, że podwykonawca zobowiązuje się do zapłacenia podatków dochodowych wynikających ze zrealizowania oczekiwanego zysku.
- Potwierdzenie przez podwykonawcę, że nie kwalifikuje się on na żadne świadczenia zapewniane przez zleceniodawcę dla swoich pracowników.
- Oświadczenie podwykonawcy, że ma wykupione wszelkie wymagane ubezpieczenia.
- Określenie przewidywanego terminu trwania umowy (tydzień, miesiąc, cały sezon, do momentu ukończenia pracy nad projektem).
- Sprecyzowanie w jakich okolicznościach umowa może być zerwana przez obie strony.
- Określenie w jaki sposób obydwie strony będą się starały rozwiązać spory pomiędzy sobą.
Dokumentacja
Podejmując współpracę z podwykonawcą pracodawca powinien zebrać jak najwięcej dokumentacji wskazującej na to ze jest on prawdziwie niezależnym kontrahentem.
Jednym z dokumentów który powinien być wypełniony przez podwykonawcę jest Formularz W-9 (Request for Taxpayer Identification Numer and Certification). Podwykonawca wypełnia oraz podpisuje sić na tym formularzu. Oprócz podstawowych informacji identyfikacyjnych, podwykonawca zaznacza swój status prawny, czyli wybiera jedną z następujących opcji: Individual (osoba prywatna), Sole proprietor (samozatrudniona osoba prowadząca interes, który nie posiada oddzielnej osobowości prawnej), Corporation (Korporacja), Partnership (Spółka), Other (Inne)
Podwykonawcy, którzy zaznaczyli, że ich statusem prawnym do rozliczeń jest Individual lub Sole Proprietor powinni otrzymać od zleceniodawcy Formularz 1099 po zakończeniu roku kalendarzowego, jeżeli ich zarobki przekroczyły $600.
Formularz W-9 nie jest wysyłany do IRS przez zleceniodawcę. Staje on się częścią dokumentacji zebranej od podwykonawcy w związku z jego zatrudnieniem.
Jednym z dokumentów, którego podwykonawca na pewno nie powinien wypełniać jest podstawowa aplikacja o zatrudnienie (Application for Employment). Jak sama nazwa wskazuje, jest to formularz używany w procesie poszukiwania pracowników, a nie podwykonawców. Taki dokument mógłby być użyty przez IRS lub byłego pracownika, przeciw zleceniodawcy w najmniej odpowiednim momencie.
Zleceniodawca może użyć inny (osobny) formularz do zebrania podobnych informacji na temat potencjalnego kontrahenta.
Poza tym zleceniodawca powinien pozyskać jak najwięcej dokumentów od podwykonawcy potwierdzających jego status. Wśród nich są następujące:
- dokumenty rejestracyjne biznesu podwykonawcy;
- kopie wymaganych licencji podwykonawcy;
- kopie dokumentów potwierdzających wykupienie wymaganych ubezpieczeń;
- kopie wizytówek firmowych podwykonawcy;
- kopie listów napisanych na papierze listowym podwykonawcy;
- kopie ogłoszeń reklamowych podwykonawcy;
- informacje na temat innych firm (klientów), z którymi podwykonawca współpracował;
- informacje o biurze lub innej lokacji biznesowej (magazyn, itp.) utrzymywanej poza domem podwykonawcy;
- informacje na temat sprzętu posiadanego przez podwykonawcę.
Podwykonawca zorganizowany jako korporacja
Doświadczenie wskazuje na to, że urzędnicy agencji rządowych nie są bardzo skłonni do weryfikacji statusu pracowniczego podwykonawców, którzy są zorganizowani, oraz rozliczani jako korporacja. Widząc nazwy korporacji w spisie podwykonawców często automatycznie wniokują, że legalnie istniejąca korporacja na pewno musi być niezależnym kontrahentem. Inspektor może łatwo sprawdzić poprzez Internet czy dana korporacja rzeczywiście istnieje. Poza tym, inspektor rządowy nie ma czasu sprawdzać statusu każdego podwykonawcy. Widząc nazwę korporacji jest znacznie mniej podejrzliwy, a jego doświadczenie wskazuje, że powinien się skoncentrować na klasyfikacji podwykonawców działających jako osoby pracujące na własny rachunek.
Temat podjęty w tym artykule jest bardzo obszerny i wymaga dokładnej oraz osobnej analizy w przypadku każdego podatnika. Obecna sytuacja gospodarczo/polityczna wskazuje, że możemy spodziewać się więcej kontroli w tym kierunku w nadchodzących latach. Podatnicy powinny przyjrzeć się się swojej sytuacji, aby zrozumieć oraz skorygować ewentualne niedociągnięcia, jakie u nich występują.
Piotr Aleszczyk, CPA, MST - Absolwent University of Illinois at Chicago (Bachelor of Science in Accounting) oraz DePaul University (Master of Science in Taxation). Jako jeden z niespełna 10% kandydatów w USA zdobył, po końcowym trzydniowym egzaminie, tytuł CPA (Certified Public Accountant) w pierwszym podejściu. Od października 1993 jest właścicielem firmy PJA Associates. Poprzednio pracował w prestiżowej, międzynarodowej firmie biegłych księgowych - Grant Thornton oraz w kompanii Occidental Petroleum Corporation.
