Coraz czesciej myslimy o komputeryzacji naszego biznesu. Stajemy wtedy przed problemem: w jaki sposob zrobic to efektywnie i przy najmniejszym nakladzie kosztow. W niniejszym artykule postaram sie pokrotce przeanalizowac jaki sprzet komputerowy jest potrzebny do domowego biura i malej firmy. Jak to wszystko zorganizowac aby spelnialo zalozone zadania, a nasza firma wygladala powaznie z zewnatrz dla naszych klientow? Na poczatek przyjrzyjmy sie organizacji biura w domu. Jak wiemy, jednym z podstawowych ograniczeń jest miejsce.
Komputer
Wbrew pozorom, komputer do zastosowań biurowych ma znacznie mniejsze wymagania niz komputer do gier dla dzieci. Wynika to z faktu, ze programy biurowe nie wymagaja silnej karty graficznej ani poteznych mocy obliczeniowych jak w przypadku programow graficznych i gier.
Na dzień dzisiejszy parametry takiego urzadzenia mozna okreslic nastepujaco:
Procesor
Powinien posiadac szybkosc powyzej 600 MHz (Intel, AMD). W wypadku zastosowań biurowych mozemy uzyc tańszych odmian tych procesorow jak Celeron lub Duron.
Twardy dysk
Powinien posiadac pojemnosc 20-30 GB.
Dobrym rozwiazaniem jest podzial dysku na dwie czesci. Na pierwszej trzymamy system Windows, na drugiej zas - dane do naszych programow. Na drugiej czesci dysku mozemy tez przechowywac "Image" dysku systemowego - wykonany programami Ghost lub Drive Image. Przy zakupie nowego sprzetu nalezy tez wybierac dyski o predkosci obrotowej 7200 rpm zgodne ze standardem ATA 100.
Pamiec RAM
128MB jest obecnie wymagane do poprawnej pracy systemu. Na szczescie, ceny RAM-u dosyc znacznie spadly w ostatnich miesiacach.
Karta graficzna
Komputer biurowy nie ma tutaj specjalnych wymagań. Wystarczy nam w zupelnosci dowolna karta graficzna z dedykowana pamiecia video od 8 MB wzwyz, pracujaca ze zlaczem AGP.
Fax/modem
Dowolny modem V.92 o szybkosci 56,600 kb/s
CD ROM
O dowolnej szybkosci, nie ma potrzeby instalowania napedow DVD.
Nagrywarka CDRW, ZIP drive, backup tasmowy
Powinnismy zdecydowanie posiadac jedno z tych urzadzeń w naszym zestawie. Przy jego pomocy raz w tygodniu dokonujemy kopii bezpieczeństwa naszych danych. Jest to bardzo wazne urzadzenie, o ktorym czesto zapominamy, co w nastepstwie moze nas duzo kosztowac - odzyskiwanie utraconych danych z dysku twardego kilkakrotnie przekracza wartosc samego komputera
Monitor
Jest to urzadzenie na ktorym oszczedzanie nie ma absolutnie zadnego uzasadnienia. Jezeli srednio co dwa, trzy lata bedziemy nasz komputer zmieniac (w wypadku komputerow zintegrowanych takich jak HP, Compaq…) lub rozbudowywac (w wypadku komputerow skladanych lub Dell, Gateway..), to monitor zwykle sluzy nam przez piec lat bez zadnych zmian.
Dobry monitor kineskopowy charakteryzuja nastepujace parametry: markowy producent (Sony, Viewsonic, NEC, Samsung…) o przekatnej ekranu od 17"-19", czestotliwosc odswiezania dla rozdzielczosci 1024x768 punktow od 85Hz i wiecej.
Coraz wieksza popularnosc zdobywaja monitory cieklokrystaliczne (Flat Panel). Do ich niewatpliwych zalet naleza przestrzeń jaka zajmuja na biurku i brak szkodliwego promieniowana i migotania obrazu. Wada jest niewatpliwie wysoka cena.
Do zastosowań biurowych w zupelnosci wystarczy nam 15" ekran - jest on tylko 1" mniejszy niz klasyczny 17" monitor kineskopowy. Koszt takiego dobrego 15" ekranu wynosi obecnie okolo $750.
System operacyjny
Powstalo bardzo duzo zamieszania i nieporozumień wokol Windows Me i Windows 2000. Wyjasniamy: Windows Me jest nastepca Windows 98SE i jest typowym system operacyjnym dla komputerow wolnostojacych (nie polaczonych w siec), natomiast Windows 2000 jest sukcesorem NT opracowanym na potrzeby stacji sieciowych, graficznych i architektonicznych.
Bardzo wiele urzadzń takich jak skanery, drukarki wielofuncyjne i programy nie dzialaja poprawnie z Windows 2000. Wniosek: przed decyzja o zakupie komputera z Windows 2000 musimy upewnic sie czy wszystkie urzadzenia i programy beda poprawnie pracowaly z tym systemem operacyjnym. Obecnie do zastosowań domowego biura zalecane jest Windows 98 SE lub Me.
Inne podzespoly nie sa juz tak istotne i ich dobor zalezy od preferencji (i kieszeni) uzytkownika. Starajmy sie kupowac systemy oparte na architekturze przemyslowej, a nie technologiach zintegrowanych all-in-one. Koszt dobrego komputera bez monitora powinien sie zamknac w przedziale od $900 - $1,200
Drukarka
W domowym biurze mamy kilka mozliwosci wyboru drukarki. Oczywiscie, wyboru tego nalezy dokonac w zaleznosci od ilosci i jakosci wydrukow jakie chcemy otrzymac oraz budzetu jaki mozemy na to przeznaczyc.
1. Jezeli drukujemy od 50 do 200 stron miesiecznie dokumentow tekstowych i potrzebujemy miec jednoczesnie mozliwosc wydruku kolorowych zdjec i wykresow, najlepszym rozwiazaniem bedzie tania drukarka atramentowa. W zaleznosci od tego czy wiecej wydrukow jest tekstowych czy zdjec wysokiej rozdzielczosci, polecam odpowiednio produkty firm Hewlett Packard i Epson. Koszt drukarki powinien wahac sie pomiedzy $100-$200. Pamietajmy o tym, ze podstawowa wada drukarek atramentowych jest wysoki koszt eksploatacji (dlatego tez tanie sa urzadzenia), jak rowniez jakosc i trwalosc wydruku tekstu czarno bialego jest znacznie gorsza niz w wypadku drukarek laserowych.
2. Jezeli nasze miesieczne wydruki przekraczaja 200 stron i kolor nie jest nam niezbedny, polecam male drukarki laserowe takie jak HP 1100xx lub Brother. Charakteryzuja sie one ostrym kontrastem tekstu, duza wydajnoscia i tanim kosztem eksploatacji (raz na 3000 stron musimy wymienic toner, ktory kosztuje okolo $60). Niestety, nie mozemy drukowac w kolorze, ale czy jest on potrzebny w biurze?
3. Bardzo dobrym rozwiazaniem sa drukarki wielofunkcyjne pelniace jednoczesnie role fax-u, scanera dokumentow, ksero i drukarki. Mozemy je podzielic na dwie kategorie. Pierwsza - oparta jest na bazie drukarek atramentowych; tutaj godny polecenia jest produkt firmy Xerox o nazwie WorkCentre 470cx. Oferuje dobrej jakosci wydruk, ma niska cene ~$200, moze pracowac jako wolnostojacy fax i kserokopiarka. Do wad nalezy jakosc skanowania zdjec (wada wszystkich urzadzeń wielofunkcyjnych) i dosc duze zuzycie atramentu.
W klasie urzadzeń laserowych polecam HP 3100 (~$450) HP3200 (~$600) i Brother MFC-4000 (~$350). Jest to naprawde dobre i ekonomiczne rozwiazanie dla biura w domu. Jedno urzadzenie spelnia funkcje czterech innych: faxu, scaner-a / kopiarki i drukarki. Oczywiscie, ze jakosciowo lepiej byloby kupic kazde z tych urzadzeń oddzielnie, ale to chyba nie w malym domowym biurze.
Chcialem jeszcze raz podkreslic, ze najslabsza strona tych urzadzeń jest jakosc skanowanych grafik i zdjec, po prostu sa one optymalizowane pod katem dokumentow tekstowych, a nie grafiki. Jezeli ktos poszukuje dobrego skanera do zdjec, polecam dowolny produkt firmy Agfa.
Dostep do internetu
Trudno sobie wyobrazic prace jakiegokolwiek biznesu bez dostepu do sieci globalnej internet. O korzysciach nie musze chyba nikogo przekonywac, natomiast skupimy sie w jaki sposob bezpiecznie i ekonomicznie podlaczyc nasz komputer do internetu.
Dial-Up
To tradycyjna, najstarsza metoda polaczenia poprzez modem zainstalowany w naszym komputerze. Charakteryzuje sie mala szybkoscia i stosunkowo wysokimi oplatami. Szczegolnie jezeli laczymy sie z linii telefonicznej zarejestrowanej jako linia biznesowa, a nie domowa. W tym wypadku poza oplatami do dostawcy internetu placimy za kazda minute polaczenia do firmy telekomunikacyjnej. Suma sumarum - rachunek telefoniczny bedzie wysoki.
Przeanalizujmy teraz koszty przy korzystaniu z linii telefonicznej domowej. Placimy zwykle 5 centow za polaczenie do kompanii telefonicznej jezeli numer na ktory dzwonimy znajduje sie do 8 mil od nas, w innym wypadku placimy za polaczenie "long distance" od kazdej minuty. Nastepny koszt - to oplata za dostep do sieci, czyli do dostawcy uslug internetowych. Obecnie prawie wszystkie bezplatne serwisy zbankrutowaly lub sa tak przeciazone, ze nie sposob sie jest polaczyc. Zostaja nam komercyjni dostawcy, ktorzy pobieraja miesieczny abonament w wysokosci okolo $21.00.
Polaczenie typu Dial-Up zajmuje nasza linie telefoniczna, tak wiec nikt nie moze sie do nas dodzwonic, kiedy korzystamy z sieci internet. W zwiazku z tym celowe jest zalozenie drugiej linii telefonicznej na potrzeby internetu i dzielenie jej z linia faksu, czyli koszt dodatkowy w wysokosci okolo $15 miesiecznie. Podsumowujac: miesiecznie musimy przeznaczyc okolo $40 na ten typ polaczenia (oczywiscie przy zalozeniu, ze dzwonimy z numeru telefonu zarejestrowanego na dom, a nie biznes).
Wniosek jest jeden: jest to absolutnie nieoplacalna i przestarzala metoda dostepu do sieci. Jezeli jednak ktos sie decyduje na te metode, polecam lokalnych dostawcow takich jak Interaccess czy tez Core.com., a nie wielkie kolosy takie jak AOL, MSN, Prodigy. Oferuja oni nam miesiac za darmo (marchewka) jednak jakosc ich uslug pozostawia wiele do zyczenia, sa oni nastawieni na masowego klienta i czesto ciezko jest otrzymac wsparcie techniczne lub dolaczyc sie do najblizszego punktu dostepu ze wzgledu na znaczne obciazenie ich sieci.
DSL
To obecnie jedna z najszybszych i najbardziej ekonomicznych metod dolaczenia sie do Internetu. Jest to stale podlaczenie do sieci przy uzyciu istniejacego okablowania telefonicznego. Technologia DSL daje nam 25 -krotnie szybszy dostep do sieci niz Dial-Up i nie zajmuje numeru telefonu podczas kiedy jestesmy w sieci.
Oplata jest stala, bez wzgledu na czas i ilosc polaczeń i wynosi okolo $40 na miesiac. Zwykle instalacje i sprzet otrzymujemy za darmo w momencie podpisania rocznego kontraktu.
Wada jest fakt, ze musimy czekac okolo miesiaca od daty zamowienia do instalacji oraz ze technologia ta nie jest jeszcze dostepna we wszystkich rejonach.
Modem kablowy
To alternatywna metoda w stosunku do DSL. Stanowi dobre wyjscie dla tych, ktorzy nie maja mozliwosci zalozenia DSL. Koszt i szybkosc jest zblizony.
Wada jest fakt, ze nasza szybkosc dostepu jest uzalezniona od ilosci osob korzystajacych w naszym rejonie z tego serwisu.
Dostep satelitarny
Obecnie przy uzyciu sieci Dish Network mozemy podlaczyc sie do sieci uzywajac systemu StarBand w dowolnym miejscu bez potrzeby uzycia linii telefonicznej. Laczymy sie z siecia poprzez satelity wysylajac poprzez transmiter nasz sygnal bezposrednio do satelity.
Szybkosc polaczenia jest zblizona do DSL, koszt - niestety znacznie wiekszy. Sprzet kosztuje okolo $400, instalacja - $200, a oplata miesieczna - $59. Wada jest takze dlugi ping uniemozliwiajacy na przyklad granie w sieci w gry zrecznosciowe takie jak Quake czy Unreal.
Zaleta to, ze niezaleznie od miejsca mamy szybkie, stale zlacze za stala oplata. Jest to dobre rozwiazanie dla wszystkich, ktorzy nie maja mozliwosci zalozenia DSL lub modemow kablowych.
Oczywiscie wszystkie te szybkie polaczenia mozemy dzielic pomiedzy komputery znajdujace sie w sieci domowej. Wniosek - potrzebujemy szybkiego polaczenia do Internetu, gdyz tradycyjny Dial-Up tak naprawde kosztuje nas tyle samo lub wiecej.
Strona internetowa - e-mail
Jest to obecnie chyba najbardziej niedoceniane narzedzie jakim moze dysponowac kazda firma. Powodow nalezy szukac kilka lat wstecz, kiedy nastapil bardzo gwaltowny rozwoj osrodkow internetowych, a firmy inwestowaly potezne fundusze liczac na szybki zwrot inwestycji. Stalo sie oczywiscie inaczej, gdyz jak z kazda reklama czy inwestycja trzeba najpierw poprawnie ocenic rynek, czego wtedy nie zrobiono.
Obecnie sytuacja wyglada troche inaczej. Po pierwsze coraz wiecej osob prywatnych i firm czynnie korzysta z sieci, co daje kazdej firmie tania metode promowania swoich produktow i uslug. Nawet jednoosobowa firma z poprawnie wykonana witryna internetowa moze wygladac jak duza silna korporacja - warto wiec przyjrzec sie blizej jak to osiagnac i ile to kosztuje.
Strona internetowa firmy moze byc porownana do kolorwego foldera informujacego o uslugach i produktach. Roznica lezy glownie w koszcie wykonania i dostepnosci.
Zalozmy, ze wydrukowanie 5 tysiecy egzemplarzy foldera firmy bedzie kosztowalo okolo $700. Folder ten moze zobaczyc tylko 5 tysiecy osob, ktorym wpadnie on w reke. W wypadku strony internetowej koszt przygotowania bedzie zblizony, natomiast bedzie ona widoczna potencjalnie dla milionow uzytkownikow sieci.
Jest to bardzo dobre narzedzie dla malych lub srednich firm kontraktorskich, czy serwisow sprzatajacych, ktore dzieki poprawnie wykonanej i zarejestrowanej stronie internetowej moga zdobyc nowych klientow, a podczas przedstawiania firmy potencjalnemu klientowi podajemy nasz adress www jako nasza wizytowke.
Na stronie internetowej powinny sie znajdowac informacje o firmie, lista referencji klientow, lista produktow i uslug, zdjecia wykonanych prac lub produktow, forma kontaktowa.
Rozpowszechnione w niektorych srodowiskch przekonanie, iz skoro nie znam internetu, strona jest mi niepotrzebna, jest bledne. Na stronie internetowej wystarczy podac telefon jako metode kontaktu z klientami. Jest rowniez mozliwe otrzymywanie tresci e-mail na nasz firmowy faks. Czyli nie musimy wcale znac sieci aby uzywac jej do promocji swojej firmy.
A powracajac do konkretow. Koszt strony internetowej sklada sie z nastepujacych czynnikow:
1. Rejestracja nazwy - internet nie zna granic geograficznych, wiec kazda firma ma jeden unikalny adres internetowy na caly swiat.
W USA prawo wlasnosci do nazwy wykupujemy w organizacji Network Solutions - www.networksolutions.com. Oplata wynosi $35 na rok.
2. Wykonanie graficzne strony - jest to najwiekszy koszt zamykajacy sie zwykle suma pomiedzy $500-$1000 za typowy osrodek internetowy. Na szczescie, jest to oplata jednorazowa za wykonanie graficzne i podlaczenie strony.
3. Hosting - posiadanie wlasnej strony zmusza nas do utrzymania jej na jakims zewnetrznym serwerze internetowym.
W usluge te wchodzi utrzymanie strony, jak rowniez kat poczty elektronicznej na serwerze na stale podlaczonym do internetu. Koszt miesieczny wynosi okolo $20.
4. Rejestracja - najwieksza potega sieci sa tak zwane wyszukiwarki "Search Engines".
Mozemy miec wspaniala strone, ale bez poprawnie wykonanej rejestracji nikt o niej nie bedzie wiedzial, czyli caly wydatek na darmo.
Po wykonaniu strony i umieszczeniu jej na serwerze internetowym musimy poinformowac wyszukiwarki o jej istnieniu. Mozemy to zrobic sami lub tez za oplata okolo $80 zlecic rejestracje firmie.
Obecnie jest okolo 10,000 wyszukiwarek, z czego okolo 50 najpopularniejszych. Jest to bardzo czesto punkt, ktory zaniedbany powoduje, ze strona nie przynosi klientow.
5. Nalezy dokladnie przemyslec system kont pocztowych na naszej stronie.
Zwykle firma obslugujaca nasza strone internetowa daje nam 5 takich kont. Zaleta tego jest fakt, ze nie mamy malego ograniczenia co do wielkosci wiadomosci, wygladamy "powaznie" dla naszych klientow i przy zmianie dostawcy internetu nie musimy zmieniac naszego adresu poczty elektronicznej. Warto jest wybrac firme, ktora umozliwia sprawdzanie skrzynki pocztowej przy uzyciu strony internetowej, tak wiec aby sprawdzic nasza poczte wystarczy nam dowolny komputer na swiecie z dostepem do internetu, a nie jeden konkretny komputer u nas w domu czy biurze.
Oprogramowanie
Na komputerze biurowym poza specjalistycznymi programami do prowadzenia naszego biznesu powinny sie znalezc nastepujace programy:
1. Antiwirus - program zabezpieczajacy nas przed atakiem wirusowym zarowno z dyskietek jak i z internetu.
Nalezy pamietac o comiesiecznych uaktualnieniach tablicy wirusow. Polecam produkty takie jak Norton Antivirus, MacFee Viruscan.
2. Program biurowy - skladajacy sie z edytora tekstu, arkusza kalkulacyjnego i programu do przechowywania kontaktow i adresow.
Najpopularniejszy na rynku jest bez watpienia pakiet Microsoft Office, niestety jego cena odstrasza nowych uzytkownikow. Jezeli zdecydujecie sie Państwo na jego zakup, polecam wersje Small Business, ktora z nowym komputerem kosztuje w granicach $200.
Dla osob dysponujacych skromniejszym budzetem polecam Corel Word Perfect 2000. Ma on bardzo silny edytor tekstu, nieco gorszy arkusz kalkulacyjny. Warty jest takze uwagi pakiet biurowy firmy SUN Microsystem o nazwie STAR Office - calkowicie bezplatny. Wszystkie te pakiety wzajemnie odczytuja swoje dokumenty i sa w stanie zapisywac nasza prace w innych formatach. Dobra znajomosc jednego z nich jest niezbedna do prowadzania wlasnej firmy, a przede wszystkim do jej rozwoju.
3. Program ksiegowy lub POS - kazda firma w zaleznosci od profilu swojej dzialalnosci wymaga jakiegos programu dzieki ktoremu jestesmy w stanie w kazdym momencie kontrolowac jej obraz, jak i przygotowywac wyceny, rachunki, a takze drukowac czeki.
Najpopularniejszym pakietem biurowym dostepnym obecnie na rynku jest QuickBooks PRO 2001. Jest to kompleksowy program, ktory po poprawnym ustawieniu w sposob prosty kontroluje nam cala nasza dzialalnosc. Dla tych, ktorzy prowadza sprzedaz, polecam program do obslugi sklepu lub serwisu o nazwie Atrex 8.0. Jest to bardzo rozbudowany system obslugujacy zarowno magazyny, sprzedaz i serwis. Jego zaleta to rowniez cena okolo $250.
4. Inne oprogramowanie zalezy od typu dzialalnosci jaka prowadzimy.
Mam nadzieje, ze ten krotki przeglad jak zorganizowac biuro pomoze Państwu wykonac to najefektywniej. Nalezy pamietac, ze sam ten sprzet jest warty tyle co wazy jezeli nie bedziemy umieli go obslugiwac i wykorzystywac, tak wiec nie bojmy sie ksiazek i kursow, dreczmy znajomych, ktorzy juz to umieja aby nam pomogli gladko wejsc w komputeryzacje. Chyba tak jak w wypadku dentysty - komputery - to zlo konieczne.
