Kazdy z nas kupujac komputery do biura ma nadzieje, ze w znaczny sposob usprawnia one nasza prace. Wybieramy wiec najszybsze, dostepne na rynku maszyny liczac na to, ze beda nam sluzyly dluzej i nasza praca bedzie wykonywana szybciej. Niestety, musze w tym miejscu rozczarowac wszystkich milosnikow najnowszych technologii - szybkosc (sprzetowa) komputera biurowego nie ma az takiego wplywu na szybkosc dzialania programow biurowych. Sprawnosc dzialania naszego biura jest w wiekszym stopniu uzalezniona od rodzaju programow w nim uzywanych i rozwiazan sieciowych ( network) niz od szybkosci samego sprzetu. Oczywiscie nasze komputery musza spelniac minimalne wymogi stawiane przez producentow oprogramowania, jednakze wymogi te sa znacznie nizsze niz sredniej klasy komputery dostepne na rynku. W ponizszym tekscie postaram sie przedstawic jakie programy sa nam potrzebne do sprawnego funkcjonowania malego lub sredniego biura i w jaki sposob mozemy praktycznie wykorzystac mozliwosci oferowane poprzez laczenie komputerow w male sieci i zdalny dostep do tych sieci z dowolnego miejsca przy uzyciu linii telefonicznych lub Internetu.
Pakiet biurowy
Podstawowowa niezbedna aplikacja biurowa jest pakiet zawierajacy edytor tekstu i arkusz kalkulacyjny. Edytory tekstu sa to "inteligentne maszyny do pisania " i wydaje mi sie, ze ich dzialanie nie wymaga zadnego tlumaczenia. Arkusz kalkulacyjny ma nam natomiast zastapic "zeszyt w kratke" i kalkulator. W obydwu tych programach mozemy tworzyc szablony, ktore nastepnie wielokrotnie uzywamy w codziennej pracy naszego biura. Przykladami szablonow moga byc formy takie jak: papier firmowy, wycena, rozliczenia miesieczne, rachunki, wszelkiego rodzaju formularze i listy czesto uzywane w codziennej pracy kazdego biznesu. Obecnie najbardziej popularnymi pakietami biurowymi na rynku sa:
1. Microsoft Office 2000 - zawiera edytor tekstu Word 2000 i arkusz kalkulacyjny Excel 2000.
2. Corel Office 2000 - zawiera WordPerfect 2000 arkusz kalkulacyjny QuattroPro.
Obydwa te pakiety maja swoje wady i zalety. Pakiet firmy Microsoft Office 2000 jest bardziej popularny na rynku, jednakze w ostatnich latach jego cena znacznie wzrosla. Natomiast Corel Office posiada slynnego WordPerfect-a i jest znacznie tanszy. Jezeli MS Excel jest bezsprzecznie uwazany za najlepszy arkusz kalkulacyjny, tak w wypadku konkurencji MS Word kontra Corel WordPerfect sprawa nie jest rozstrzygnieta. Tak czy inaczej, w kazdym biurze powinnien znajdowac sie jeden lub drugi pakiet biurowy. Pamietajmy jednoczesnie, ze wszystkie dokumenty przygotowane przy uzyciu MS Office beda bez problemu odczytane przez Corel Office i vice versa.
Nastepnym niezbednym programem biurowym jest program z grupy kontakt-management. Zadaniem tych programow jest miedzy innymi:
a. utrzymywanie
- wszystkich niezbednych kontaktow firmowych - klienci, hurtownie, znajomi… (inteligentny Roldex);
- planu dnia dla wszystkich pracownikow;
- listy "rzeczy do zrobienia".
b. przygotowywanie naklejek na poszczegolne grupy kontaktow;
c. alarmowanie o zblizajacych sie spotkaniach czy telefonach do wykonania;
d automatyczne tworzenie historii kontaktow z klientami/hurtownikami z dokladnym uwzglednieniem daty, czasu i tematu;
e. integracja kontaktow z poczta elektroniczna;
f. mozliwosc tworzenia wlasnych pol zawierajacych informacje specyficzne dla danego biznesu;
g. synchronizacja baz danych z urzadzeniami typu "Handheld" takimi jak PalmPilot czy tez PalmSize PC;
Najbardziej popularne na rynku sa obecnie trzy produkty:
1. Microsoft Outlook 2000 - integralna czesc pakietu MS Office.
2. Symantec ACT 2000.
3. Goldmine 3.2.
Trudno powiedziec ktory z nich jest najlepszy. Wybor bardzo czesto nalezy uzaleznic od rodzju sieci i specyfiki dzialania danej firmy. Niemniej jeden z nich powinien sie znalezc w kazdym biurze.
Kolejna grupe programow stanowia aplikacje ksiegowe. Na rynku jest obecnie bardzo duzy wybor pakietow ksiegowych dla malych i srednich firm. Zadaniem programu ksiegowego jest:
a. balansowanie kont bankowych;
b. wystawianie rachunkow dla klientow;
c. drukowanie i kontrola czekow dla hurtowni i innych dostawcow towrow i uslug;
d. drukowanie czekow dla pracownikow (z potraceniami podatkow federalnych i stanowych - payroll);
e. kontrola magazynu;
f. kontrola wartosci posiadanego majatku w dowolnym momencie i wiele innych.
Nalezy pamietac o konsultacji z ksiegowym w momencie instalacji programow z tej grupy. Najbardziej popularne pakiety dla malych i srednich firm to:
1. QuickBooks PRO
2. Peachtree
3. M.Y.O.B
Jezeli chcemy miec kontrole nad firma musimy posiadac jeden z nich.
O posiadaniu aktualnego programu antywirusowego nie trzeba chyba nikomu przypominac. Najpopularniejsze programy z tej grupy to:
1. Symantec Norton Antyvirus.
2. McAfee VirusScan 4.03.
Obydwa produkty zapewniaja niemalze 100% ochrone antywirusowa, oczywiscie pod warunkiem, ze bedziemy pamietali o comiesiecznym uaktualnieniu bazy wirusow ze strony producenta. Program antywirusowy powinien znajdowac sie na kazdym komputerze czy tez serwerze NT. Nalezy pamietac o tym, ze sam system operacyjny Windows nie posiada zadnej wbudowanej ochrony antywirusowej.
Archiwizacja waznych danych byla tematem wielokrotnie poruszanym na lamach "Monitora". Ogranicze sie wiec do przypomnienia, ze wedlug prawa Murphego "jezeli cos moze sie zepsuc, to na pewno zepsuje sie w najmniej odpowiednim momencie" tak wiec lepiej jest miec tasme lub CD z aktualnym backupem. Popularne programy do automatycznego backupu danch to:
1. Seagate ExecBackup (Win"98, NT Workstation/Server),
2. Nova Backup (NT Workstation/Server),
3. ArcServer (NT Workstation/Server),
4. Rezoom (CD Backup windows "98).
Jezeli wykonujemy nasza prace w biurze i w domu celowe jest zalozenie polaczenia pomiedzy biurem i domem lub dwoma biurami. Polaczenie takie mozemy wykonac ekonomicznie przy uzyciu linii telefonicznej lub internetowych lacz DSL. Najlepszym dostepnym na rynku programem jest produkt firmy Symantec o nazwie pcAnywhere 9.0. Instalujac ten program na komputerze domowym ( remote) i na komputerze w biurze ( host) jestesmy w stanie bezpiecznie przesylac dane lub tez siedzac w "bamboszach" w domu wykonywac prace na komputerze biurowym. Wada polaczenia poprzez linie telefoniczna jest jego szybkosc. Niestety, w tym momencie ma zastosowanie regula, ze komputer jest na tyle szybki na ile jest szybka jego najwolniejsza czesc. W wypadku polaczenia przez zwykla linie telefoniczna maksymalna szybkosc przesylu jaka mozemy uzyskac to 33,600KB/s. Szybkosc ta nie pozwala na plynna prace. Bardzo czesta praktyka w tym momencie jest:
1. pobranie dokumentu (procedura file transfer) z komputera w biurze ( host) do komputera domowego ( remote);
2. rozlaczenie polaczenia;
3. praca nad danym dokumentem na komputerze w domu;
4. po zakonczonej pracy ponowne polaczenie z komputerem biurowym i odeslanie ( file transfer) poprawionej wersji do biura.
Znacznie lepszym rozwiazaniem jest:
1. zainstalowanie w biurze linii ADSL ze statycznym adresem IP (staly koszt okolo $100 miesiecznie);
2. zainstalowanie w domu dowolnej linii ADSL (staly koszt ~$40);
3. polaczenie z biurem poprzez internet przy uzyciu programu pcAnywhere, Viritual Private Network lub po prostu przy uzyciu protokolu FTP.
Nalezy pamietac, ze wypadku linii DSL nie tylko mamy mozliwosc zdalnego dostepu do zasobow naszego biurowego komputera, ale takze uzyskujemy staly bardzo szybki (okolo 50 razy szybszy niz standardowy modem) dostep do internetu. Jezeli w biurze znajduje sie siec komputerow wszyscy uzytkownicy moga miec szybki dostep do internetu i swojej poczty elektronicznej. Technologia DSL (o ile jest dostepna w naszym rejonie) oszczedza biznesowi bardzo duze pieniadze i gwarantuje szybka transmisje.
Trudno wyobrazic sobie obecnie dzialalnosc jakiegokolwiek biznesu bez wlasnej strony internetowej i wlasnej struktury poczty elektronicnej ( e-mail). Jezeli w biurze znajduja sie wiecej niz dwa komputery nalezy bezwzglednie polaczyc je w siec lokalna. Jezeli mamy ich 5 lub wiecej nalezy zaopatrzyc sie w serwer NT.
Mam nadzieje, ze te pobiezne informacje pozwola Panstwu lepiej wykorzystac komputer do pracy w biurze.
